직원이 퇴사하면 NAS 계정은 어떻게 처리하나요?
퇴사 당일 계정 비활성화가 원칙입니다. 삭제보다 비활성화가 먼저인 이유가 있는데, 그 직원 폴더의 자료와 작업 이력을 보존한 채 접근만 끊기 위해서입니다. 인수인계가 끝나면 자료를 부서 폴더로 옮기고 정리하면 됩니다.
퇴사자 계정 방치는 보안 사고의 단골 원인입니다. 유지관리 고객은 입·퇴사 때 연락만 주시면 계정 처리를 대신해 드립니다.
계정을 끄고 나서 같이 끊어야 하는 접근 경로
NAS 계정 비활성화는 로그인 창을 막는 일입니다. 그런데 퇴사자가 회사 자료에 닿는 길은 로그인 창 하나가 아닙니다. 아래 항목을 같이 확인해야 계정 처리가 끝납니다.
스마트폰과 개인 노트북에 깔린 NAS 앱은 이미 로그인된 상태로 남아 있습니다. 계정을 끄면 다음 접속부터 막히지만, 퇴사 전에 내려받아 둔 파일은 남습니다. 회사 장비가 아닌 기기에서 앱을 지우게 하는 절차를 퇴사 면담에 넣어 두는 것이 안전합니다.
퇴사자가 만들어 둔 외부 공유 링크도 확인 대상입니다. 거래처에 보낸 파일 공유 링크는 계정이 꺼져도 유효 기간이 남아 있으면 열리는 경우가 있습니다. 관리자 화면에서 그 사용자가 만든 공유 링크를 모두 지웁니다.
퇴사자가 관리자 권한을 가졌거나 관리자 비밀번호를 알고 있었다면 비밀번호를 그날 바꿉니다. 공용 계정으로 쓰던 것이 있으면 그 비밀번호도 같이 바꿉니다. 사무실 와이파이 비밀번호와 원격 접속 설정도 같은 날 점검합니다.
자료를 옮기고 지우는 순서
많은 NAS는 사용자를 삭제하면 그 사용자의 개인 폴더까지 함께 지웁니다. 비활성화가 먼저인 이유가 여기에도 있습니다. 순서는 아래 표와 같습니다.
부서 폴더로 옮길 때는 옮기는 사람과 후임 담당자를 정해 두고 옮깁니다. 아무나 옮기면 무엇을 어디에 뒀는지 나중에 찾지 못합니다. 옮긴 뒤 원래 개인 폴더는 바로 지우지 말고 회사 규정에 따른 기간 동안 두었다가 삭제합니다.
| 단계 | 할 일 | 확인할 점 |
|---|---|---|
| 1 | 퇴사 당일 계정 비활성화 | 로그인 차단, 폴더는 그대로 |
| 2 | 개인 폴더 내용 확인 | 업무 자료와 개인 자료 구분 |
| 3 | 업무 자료를 부서 폴더로 이동 | 후임자 권한 확인 |
| 4 | 개인정보 파일 삭제 | 이력서, 신분증 사본 등 |
| 5 | 규정 기간 보관 후 계정 삭제 | 보관 기간은 회사 규정 기준 |
입퇴사가 잦은 회사의 계정 설계
퇴사 때마다 권한을 하나씩 찾아 끄는 구조는 언젠가 빠뜨립니다. 처음부터 권한을 사람이 아닌 부서 그룹에 주고, 사람은 그룹에 넣고 빼기만 하는 구조로 만들면 퇴사 처리가 그룹에서 빼는 것 하나로 끝납니다.
여러 명이 하나의 아이디를 같이 쓰는 공용 계정은 퇴사자가 비밀번호를 그대로 아는 상태가 되므로 만들지 않는 것이 원칙입니다. 계정 명부를 한 장 두고 입사·퇴사 때 갱신하면 누가 어디에 접근할 수 있는지 한눈에 보이고, 분기마다 명부와 실제 계정을 대조하면 잊힌 계정이 남지 않습니다.