AI 도입 전에 먼저 해야 할 일이 있나요?

세 가지 준비

자료를 한곳에 모으기, 폴더와 권한 정리하기, 백업 잡기. 이 셋이 안 되어 있으면 AI를 붙여도 쓸모가 없습니다. 셋은 AI와 무관하게 회사에 필요한 일이라 결과적으로 손해 보는 투자가 아닙니다.

세 가지를 건너뛰면 실제로 생기는 일

사내 AI는 대부분 회사 문서를 찾아 읽고 요약하는 방식으로 일합니다. 그래서 답의 품질은 모델 크기보다 읽을 수 있는 자료의 상태에 더 좌우됩니다. 자료가 개인 PC, 메일 첨부, 외장하드에 흩어져 있으면 AI는 손에 닿는 일부만 보고 답하고, 그 답이 틀렸을 때 사람은 원인이 AI인지 자료 누락인지 가려내지 못합니다.

같은 견적서가 v1, v2, 최종, 진짜최종 네 벌로 남아 있으면 AI는 그중 아무 것이나 근거로 씁니다. 사람은 파일 날짜와 담당자 기억으로 최신본을 고르지만 AI에는 그 맥락이 없습니다. 한곳에 모으는 일은 파일을 옮기는 작업이라기보다 어느 것이 정본인지 정하는 작업입니다.

권한을 정리하지 않은 채 AI를 붙이면 AI 자체가 새로운 열람 경로가 됩니다. 폴더 접근은 막혀 있어도 AI에게 물어보면 그 내용이 요약되어 나오는 일이 생깁니다. 급여 대장이나 인사 자료를 같은 저장소에 두는 회사라면 이 부분은 도입 전에 반드시 끝내야 합니다.

백업은 AI를 붙인 뒤에 더 중요해집니다. 여러 사람이 매일 AI를 통해 그 자료를 참조하게 되면 회사 업무가 저장소 하나에 더 깊이 의존합니다. 의존이 커진 저장소에 사본이 없으면 사고 한 번의 피해도 그만큼 커집니다.

준비가 끝났는지 확인하는 점검표

아래 질문에 담당자가 바로 답할 수 있으면 준비가 된 것입니다. 하나라도 막히면 AI 견적을 받기 전에 그 항목부터 손보는 편이 순서상 맞습니다.

이 중 가장 자주 빠지는 것이 복원 시험입니다. 백업 설정이 켜져 있는 것과 복원이 되는 것은 다른 문제이고, 복원해 보지 않은 백업은 있다고 말하기 어렵습니다. AI 도입과 무관하게 분기에 한 번은 파일 몇 개를 실제로 되살려 보는 편이 좋습니다.

한별시스템이 먼저 겪어 본 순서

한별시스템은 2026년 8월 3일부터 자사 NAS(Ryzen V1500B, RAM 4GB, GPU 없음)에서 0.6B와 1.7B 소형 모델로 사내 AI를 운영하고 있습니다. 답변에 0.6B는 7~29초, 1.7B는 16~60초가 걸리고 숫자 계산을 간헐적으로 틀려 화면에 참고용 고지를 붙였습니다. 이 정도 성능의 AI가 쓸모 있으려면 답을 받은 사람이 원본을 바로 열어 확인할 수 있어야 하는데, 원본이 정리되어 있지 않으면 확인 자체가 되지 않습니다.

그래서 저희는 AI 상담을 받으러 오신 분께도 자료 정리와 3-2-1 백업부터 같이 봅니다. 이 단계에서 지금 구성으로 충분하다는 결론이 나오면 AI는 그 다음에 붙여도 늦지 않습니다. 상담은 053-588-7119 로 주시면 됩니다.