정리 전과 후
| 항목 | 정리 전 | 정리 후 |
|---|---|---|
| 자료 위치 | 개인 PC·외장하드·메신저에 분산 | NAS 공유 폴더 한곳 |
| 파일 이름 | 최종, 최종2, 진짜최종 | 날짜와 거래처가 들어간 규칙 |
| 권한 | 전부 열려 있거나 전부 막혀 있음 | 부서·업무별로 나뉨 |
| 퇴사자 자료 | 본인 PC에 남아 회수 불가 | 회사 폴더에 그대로 남음 |
| AI 검색 | 찾을 대상이 없음 | 폴더 전체가 검색 대상 |
폴더 구조를 잡는 기준
부서로 나눌지 프로젝트로 나눌지가 첫 갈림길입니다.
- ·부서 기준: 조직이 안정적이고 부서별 자료가 명확할 때
- ·프로젝트 기준: 건축·설계·시공처럼 건별로 자료가 묶일 때
- ·연도 폴더는 최상위가 아니라 하위에 둔다(연초마다 구조가 깨짐)
- ·완료된 프로젝트는 보관 폴더로 옮기는 규칙을 미리 정한다
- ·권한은 폴더 단위로 주고 파일 단위 예외는 만들지 않는다
정리는 한 번에 끝내지 않아도 됩니다
20년 치 자료를 한 번에 정리하려다 시작도 못 하는 경우가 많습니다. 현재 진행 중인 업무 자료부터 새 구조로 넣고, 과거 자료는 통째로 보관 폴더에 옮겨 두는 방식이 현실적입니다.
과거 자료도 AI 검색 대상에는 들어갑니다. 이름이 엉망이어도 내용으로 찾기 때문에 오히려 이 방식이 효과를 봅니다.