20년 치 파일이 흩어져 있는데 AI가 찾아 줄 수 있나요?

순서가 전부

AI는 볼 수 있는 자료만 찾아 줍니다. 개인 PC와 외장하드에 흩어져 있으면 검색 대상이 없습니다. 자료를 NAS 한곳으로 모으고, 폴더 구조와 접근 권한을 정하고, 백업을 잡는 것이 먼저이고 AI는 그다음입니다. 자료 정리 없이 AI만 붙이면 돈만 씁니다.

20년 치 자료 정리법

한 번에 정리하려다 시작도 못 하는 경우가 많습니다. 현재 진행 중인 업무 자료부터 새 구조로 넣고, 과거 자료는 통째로 보관 폴더에 옮겨 두는 방식이 현실적입니다. 과거 자료도 검색 대상에는 들어가고 이름이 엉망이어도 내용으로 찾기 때문에 오히려 효과를 봅니다. 다만 스캔한 그림 파일처럼 글자가 이미지로만 든 문서는 별도 처리가 필요합니다.

AI가 읽을 수 있는 파일과 못 읽는 파일

AI가 문서를 찾는다는 것은 파일 안의 글자를 읽어 색인을 만들고, 질문과 뜻이 가까운 문단을 골라 답을 만드는 일입니다. 그래서 파일 안에 글자가 들어 있어야 합니다. 워드, 엑셀, 한글, 텍스트로 만든 PDF는 글자가 들어 있어 바로 읽힙니다. 문제는 종이를 스캔해 만든 PDF와 사진입니다. 겉보기에는 문서지만 컴퓨터에게는 그림이라, 글자를 뽑아내는 OCR 과정을 먼저 거쳐야 검색이 됩니다.

20년 치 자료라면 앞쪽 10년은 스캔본이나 팩스 사본일 가능성이 큽니다. 이 부분은 OCR 정확도가 원본 상태에 따라 크게 달라지므로, 전부를 한 번에 넣기보다 최근 자료부터 색인하고 오래된 스캔본은 실제로 찾을 일이 있는 것만 골라 처리하는 편이 현실적입니다.

AI가 잘 답하는 질문과 못 하는 질문

사내 문서 AI는 만능 검색이 아닙니다. 잘하는 것은 특정 연도의 특정 현장 계약서에 하자보수 기간이 몇 년으로 되어 있는지처럼, 어느 문서의 어느 내용을 찾아 요약하는 질문입니다. 파일명을 몰라도 내용으로 찾아 주는 것이 사람이 폴더를 뒤지는 것과의 차이입니다.

반대로 20년간 매출 합계처럼 여러 문서의 숫자를 모아 계산하는 질문은 약합니다. 한별시스템이 자사 NAS에서 돌리는 사내 AI도 숫자 계산을 간헐적으로 틀려 화면에 참고용 고지를 띄워 두었습니다. 집계는 엑셀에 맡기고, AI에게는 어디에 있는지와 무슨 내용인지를 묻는 것이 맞는 사용법입니다. 답과 함께 근거가 된 원본 문단을 같이 보여 주는 구성이면 틀린 답을 그대로 믿는 일도 줄어듭니다.

속도도 미리 알아 두셔야 합니다. GPU 없는 NAS(Ryzen V1500B, RAM 4GB)에서 0.6B 모델은 7~29초, 1.7B 모델은 16~60초에 답이 나옵니다. 외부 AI처럼 즉답은 아니지만, 사람이 20년 치 폴더를 손으로 뒤지는 시간과 비교하면 충분히 짧습니다.

자료 모으기와 AI 사이에 넣어야 할 한 단계

NAS로 자료를 모은 뒤 바로 AI를 붙이기 전에 권한 정리를 한 번 거치는 것이 좋습니다. AI는 색인한 문서를 누가 물어도 답하기 때문에, 급여 대장이나 인사 자료가 같은 폴더에 섞여 있으면 신입 직원이 물어도 답이 나옵니다. NAS 공유 폴더 단위로 AI가 읽을 폴더와 읽지 않을 폴더를 나누고, 그 다음에 색인을 시작하는 순서가 안전합니다.

정리하면 흩어진 파일을 NAS 한곳으로 모으고, 스캔본은 OCR을 거치고, 폴더별 권한을 나눈 뒤에 AI 색인을 시작합니다. 사내 AI 도입 안내는 /ai/ 에 있습니다.