사내 AI는 누가 볼 수 있게 되나요? 권한 설정이 되나요?

권한이 설계의 핵심

한별시스템 구성은 로그인한 사용자만 AI에 접근할 수 있고, AI가 찾아 주는 자료도 그 사용자가 원래 볼 수 있는 범위로 제한됩니다. 데이터베이스의 행 단위 권한이 그대로 적용되므로 권한 없는 직원이 AI를 통해 우회로 자료를 보는 상황을 막습니다.

실제 겪은 접속 문제

운영 초기에 만료된 로그인 토큰이 전송되어 접속이 거부되는 문제를 겪었고, 토큰 만료를 미리 검사해 살아 있는 것만 쓰도록 고쳤습니다. 이런 세부 설정이 도입 시 그대로 들어갑니다.

권한이 실제로 걸리는 위치

사내 AI의 권한은 AI 프로그램이 따로 만드는 것이 아니라 NAS에 이미 있는 계정과 공유 폴더 권한을 그대로 따르게 하는 것이 기본입니다. 직원이 탐색기에서 열 수 없는 폴더는 AI도 검색 대상에서 빼고, 열 수 있는 폴더만 찾아 요약합니다. 권한표를 두 벌 만들지 않으니 관리가 어긋날 일이 줄어듭니다.

그래서 AI를 넣기 전에 NAS 공유 폴더 권한부터 정리하는 것이 순서입니다. 폴더 권한이 엉성하면 AI도 엉성하게 답합니다. 전 직원 읽기 허용으로 되어 있는 폴더에 급여 파일이 섞여 있으면 AI가 그 파일을 근거로 답을 만들 수 있습니다.

권한을 확인하는 가장 간단한 방법은 그 직원 계정으로 직접 로그인해 같은 질문을 던져 보는 것입니다. 나오면 안 되는 자료가 나오는지, 그 계정이 탐색기에서 보는 범위와 같은지 눈으로 맞춰 봅니다.

구분해 두면 좋은 사용자 등급

회사마다 다르지만 대개 네 등급이면 충분합니다. 등급을 많이 나눌수록 관리가 무거워지므로 처음에는 단순하게 시작하고 필요할 때 나누는 편이 낫습니다.

관리자 계정으로 모두가 AI를 쓰는 구성은 피해야 합니다. 누가 무엇을 물었는지 구분이 안 되고, 관리자 비밀번호가 퍼집니다. 계정은 한 사람에 하나가 원칙입니다.

흔한 실수 세 가지

첫째, 공용 계정 하나로 AI를 쓰는 것입니다. 편하지만 권한 제한이 의미가 없어집니다. 둘째, 퇴사자 계정을 지우지 않는 것입니다. NAS 계정이 살아 있으면 AI 접속도 살아 있습니다. 셋째, AI 화면을 외부 인터넷에서 바로 열리게 하는 것입니다. 사내망이나 VPN을 거치게 두는 것이 안전합니다.

퇴사·입사·부서 이동이 있을 때 NAS 계정만 손보면 AI 권한은 따라옵니다. 따로 할 일은 없고, 그 계정으로 한 번 로그인해 범위가 맞는지 보는 정도입니다.