전산 담당 직원이 없는 작은 회사인데 괜찮을까요?

전산 담당자가 없을 때 실제로 생기는 일

작은 회사의 전산 문제는 큰 장애 한 번보다 작은 일이 매일 쌓이는 쪽에 가깝습니다. 프린터가 안 잡히고, 공유폴더 권한이 꼬이고, 누군가 비밀번호를 잊고, 신입이 왔는데 PC가 없고, 퇴사자 계정이 그대로 살아 있는 식입니다. 하나하나는 몇 분짜리지만 그 몇 분을 대표나 총무 직원이 떠맡으면 본업이 밀립니다.

더 흔한 문제는 기록이 없다는 점입니다. 아는 사람에게 부탁하거나 그때그때 다른 업체를 부르면 공유기 비밀번호, NAS 설정, 누가 어느 폴더에 권한이 있는지가 어디에도 남지 않습니다. 담당했던 직원이 퇴사하면 처음부터 다시 파악해야 하고, 백업이 실제로 되고 있는지 아무도 모르는 상태가 됩니다.

그래서 외부에 맡길 때 볼 것은 '누가 고쳐 주느냐'보다 '우리 회사 전산 상태가 기록으로 남느냐'입니다. 장비 목록, 계정 목록, 네트워크 구성, 백업 방식이 문서로 남아 있으면 담당 직원이 없어도 회사가 상황을 쥐고 있는 셈입니다.

위탁하더라도 회사 명의로 쥐고 있어야 할 것

전산을 외부에 맡기더라도 소유권은 회사에 있어야 합니다. 인터넷 회선, 도메인, 회사 이메일, 소프트웨어 라이선스, 클라우드 계정은 반드시 회사 명의로 가입하고 관리자 비밀번호는 대표가 봉투에라도 보관해야 합니다. 업체 명의로 가입해 두면 업체를 바꾸거나 연락이 끊겼을 때 회사 자산인데 회사가 손댈 수 없는 상황이 됩니다.

장비 목록도 회사가 갖고 있어야 합니다. PC와 프린터, NAS의 모델명, 구입일, 설치 위치, 사용자만 적은 한 장이면 됩니다. 백업은 어디에 어떤 주기로 되고 있고 복구는 누구에게 연락하면 되는지도 한 줄로 적어 둡니다. 이 원칙은 한별시스템과 계약하든 다른 업체와 계약하든 같습니다. 저희도 계약 고객사의 이런 자료를 회사 명의로 남기는 것을 권합니다.

직접 채용, 건별 수리, 월 계약의 차이

세 방식은 비용보다 대응 방식과 기록 유무에서 갈립니다. 반복되는 작은 일은 직원이 직접 처리할 수 있게 도구를 두고, 판단이 필요한 일만 전화하는 구조가 가장 비용이 적게 듭니다. 예를 들어 프린터 드라이버 설치는 한별시스템이 882.kr에서 무료로 배포하는 딸깍P드라이버로 직원이 직접 할 수 있고, 화면 공유로 풀리는 일은 /support/remote/ 원격 지원으로 방문 없이 끝납니다.