카운터 자동 수집이 고객에게 뭐가 좋은가요?
매달 카운터 불러주는 전화가 사라지고, 토너가 떨어지기 전에 저희가 먼저 알고 보내드리고, 사용량 데이터가 쌓여 요금제가 안 맞으면 저희가 먼저 조정을 제안합니다. 고객이 전화하기 전에 토너가 먼저 도착하는 구조죠.
목표는 '관리받는 느낌'이 아니라 '신경 쓸 일이 없어지는 것'입니다. 장비 상태를 업체가 실시간으로 알고 있는 게 렌탈의 완성형이라고 생각합니다.
카운터 자동 수집은 어떤 원리로 돌아가나
사무용 복합기는 총 출력 매수, 흑백과 컬러 매수, 토너 잔량, 현재 상태 코드를 네트워크로 알려 주는 기능을 처음부터 갖고 있습니다. 관리 화면에서 사람이 눈으로 읽던 숫자를 프로그램이 대신 읽는 것이 자동 수집입니다.
한별시스템은 이 용도로 딸깍P카운터라는 프로그램을 직접 만들어 씁니다. 사무실 안의 PC 한 대에 작게 올려 두면 정해진 주기로 복합기에 숫자를 물어보고, 그 결과를 저희 관리 시스템으로 보냅니다. 통신 방향은 사무실 안에서 밖으로 숫자만 나가는 쪽입니다. 밖에서 복합기로 접속하는 구조가 아니라서 공유기에 구멍을 낼 필요가 없습니다.
읽는 것은 매수와 잔량, 상태 코드 같은 숫자뿐입니다. 어떤 문서를 출력했는지, 파일 이름이 무엇인지는 이 통신에 실리지 않습니다. 프로그램을 지우면 수집도 그 자리에서 멈춥니다.
전화 검침과 무엇이 달라지나
가장 큰 차이는 검침 기준일이 일정해진다는 점입니다. 사람이 전화로 부르는 방식은 통화가 되는 날에 따라 검침일이 앞뒤로 밀리고, 그만큼 월 매수가 들쭉날쭉해집니다. 자동 수집은 매달 같은 날 같은 시각의 숫자를 쓰기 때문에 청구 근거가 분명해지고, 나중에 매수를 두고 서로 기억이 다를 일이 없습니다.
토너는 잔량이 떨어지는 추세를 보고 미리 보냅니다. 렌탈 월 정액에 토너 등 소모품이 포함되어 있으니 고객이 따로 주문하거나 재고를 쌓아 둘 이유가 없습니다. 상태 코드에 용지 걸림이나 부품 교체 신호가 반복해서 잡히면 고장 접수가 들어오기 전에 저희가 먼저 확인할 수 있습니다.
| 항목 | 전화·수기 검침 | 자동 수집 |
|---|---|---|
| 검침일 | 통화되는 날에 따라 변동 | 매달 같은 날 자동 |
| 토너 주문 | 고객이 떨어질 즈음 연락 | 잔량 추세로 선제 배송 |
| 고장 징후 | 멈춘 뒤 접수 | 상태 코드로 사전 확인 |
| 요금제 검토 | 감으로 판단 | 월별 사용량 근거로 제안 |
| 고객이 할 일 | 매달 숫자 확인·전화 | 없음 |
요금제 조정이 고객에게 이익인 이유
정액 요금제는 기본 매수를 정해 두고 초과분에 단가를 붙이는 구조가 일반적입니다. 실제 사용량이 기본 매수보다 계속 적으면 안 쓰는 매수 값을 내는 것이고, 계속 많으면 초과 단가가 쌓입니다. 사용량 기록이 월별로 남아 있어야 어느 쪽인지 숫자로 보이고, 그때 기본 매수를 올리거나 내리는 제안을 드릴 수 있습니다.
컬러 비중이 예상보다 높은 사무실, 특정 달에만 출력이 몰리는 사무실은 기록 없이는 알기 어렵습니다. 자동 수집은 이런 패턴을 드러내는 자료이고, 그 자료를 고객과 같이 보면서 계약을 맞추는 것이 저희가 생각하는 렌탈 관리의 기본입니다. 현재 요금표는 /rental/price/ 에서 볼 수 있습니다.