직원이 회사 자료를 외부 AI에 올리는 걸 막을 방법이 있나요?

막는 것보다 대체 창구

기술적으로 외부 AI 접속을 완전히 막기는 어렵습니다. 개인 휴대전화로 하면 끝입니다. 막기만 하면 직원은 몰래 쓰고 회사는 더 모르게 됩니다. 현실적인 방법은 안전한 대체 창구를 회사 안에 만들어 두고, 민감 자료는 여기서 쓰라고 안내하는 것입니다.

사내 규정과 같이 설계

어떤 자료를 외부 AI에 넣어도 되는지, 어떤 자료는 사내 AI에서만 다루는지 기준을 문서로 정합니다. 견적서, 계약서, 직원 명부, 고객 연락처, 도면은 사내 전용으로 두는 것이 일반적입니다. 한별시스템은 도입 시 이 기준표를 같이 만들어 드립니다.

왜 차단만으로는 안 되는가

외부 AI 로 자료가 나가는 길은 한 갈래가 아닙니다. 회사 PC 브라우저뿐 아니라 개인 휴대폰 앱, 메신저에 붙은 AI 기능, 문서 프로그램 안에 들어온 AI 버튼, 브라우저 확장 프로그램까지 경로가 계속 늘어납니다. 방화벽에서 사이트 몇 개를 막아도 다음 달에 새 서비스가 생기고, 직원은 개인 휴대폰으로 화면을 찍어 올리면 됩니다.

차단이 강해질수록 생기는 부작용도 있습니다. 편해서 쓰던 도구를 갑자기 막으면 우회 방법이 퍼지고, 회사는 누가 무엇을 올렸는지 더 알 수 없게 됩니다. 눈에 보이는 곳에서 쓰게 두고 어떤 자료는 되고 어떤 자료는 안 되는지를 분명히 하는 편이 실제 유출 위험을 줄입니다.

그래서 기술 조치는 완전 차단이 아니라 실수를 줄이는 장치로 보는 것이 맞습니다. 회사 PC 에서 개인용 AI 사이트 접속을 제한하고, 업무용으로 허용한 서비스는 입력 내용을 학습에 쓰지 않는 기업용 설정을 켜고, 어떤 자료는 아예 밖으로 나가면 안 되는지 등급을 정해 두는 세 가지가 현실적인 범위입니다.

자료 등급별로 어디까지 허용할지

막을지 말지를 자료 전체에 한 번에 적용하면 규정이 지켜지지 않습니다. 홈페이지에 올라간 문구를 다듬는 일까지 막을 이유는 없고, 반대로 견적 원가나 고객 연락처가 든 표는 어떤 편의 때문에도 밖으로 나가면 안 됩니다. 아래처럼 세 단계로 나누면 직원이 스스로 판단할 수 있습니다.

특히 고객 이름·전화번호·주소 같은 개인정보는 회사 편의와 관계없이 외부 서비스에 넣는 것 자체가 개인정보 보호 규정과 충돌할 수 있습니다. 이 등급만큼은 사내 AI 라 하더라도 NAS 폴더 권한을 나눠 볼 수 있는 사람에게만 검색되게 하는 것이 맞습니다.

한별시스템의 사내 AI 는 회사 NAS 안에서 돌기 때문에 질문과 답이 사무실 네트워크 밖으로 나가지 않습니다. 등급표를 정해 두고 내부·기밀 자료는 사내 AI 로, 공개 자료는 외부 AI 로 쓰게 안내하면 직원 입장에서도 헷갈릴 일이 줄어듭니다. 구성은 /ai/ 페이지에 정리돼 있습니다.