전산 유지관리 계약을 하면 무엇을 해주나요?

그때그때 부르는 것과 무엇이 다른가

고장 났을 때 업체를 부르는 방식과 월 계약의 차이는 비용보다 정보에 있습니다. 건별로 부르면 올 때마다 다른 기사가 회사 환경을 처음부터 파악해야 합니다. 어떤 PC가 몇 대인지, 공유기 비밀번호가 무엇인지, 프린터 IP가 어떻게 잡혀 있는지를 매번 다시 묻습니다. 월 계약은 이런 정보를 문서로 갖고 있는 상태에서 시작하므로 원격으로 접속해 바로 처리할 수 있는 일이 늘어납니다.

두 번째 차이는 예방입니다. 건별 처리는 고장이 난 뒤에만 움직입니다. 월 계약은 정기 점검이 들어 있어 디스크 여유 공간이 바닥나기 전에, 백업이 며칠째 실패하고 있는 것을 사용자가 알아채기 전에 잡습니다. 세 번째는 비용 예측입니다. 건별은 그 달에 고장이 몇 번 났느냐에 따라 지출이 들쭉날쭉하고, 월 계약은 고정입니다.

정기 점검에서 실제로 보는 항목

정기 점검은 켜 보고 잘 되는지 확인하는 수준이 아닙니다. 대체로 다음을 봅니다. PC마다 윈도우 업데이트와 백신 상태, 디스크 남은 용량과 디스크 자체의 건강 상태, 시작 프로그램에 불필요한 것이 끼어 있는지를 확인합니다. 네트워크는 공유기와 스위치의 동작, 와이파이 비밀번호 관리 상태, 인터넷 회선 속도를 봅니다. 프린터와 복합기는 드라이버 상태와 인쇄 대기열, 토너 잔량을 확인합니다.

가장 중요한 항목은 백업입니다. 백업 프로그램이 돌아가고 있다는 것과 백업이 성공하고 있다는 것은 다릅니다. 실패 알림이 꺼져 있어 몇 달째 백업이 안 되고 있던 회사가 드물지 않습니다. 점검 때는 마지막 성공 일시를 직접 확인하고, 복원이 되는지도 가끔 시험합니다. 계정 정리도 이때 합니다. 퇴사자 계정이 남아 있거나, 모두가 관리자 권한을 쓰고 있는 상태를 바로잡습니다.

점검 결과는 회사가 볼 수 있는 기록으로 남기는 것이 좋습니다. 어떤 장비가 몇 년 됐고, 어떤 PC가 교체 시기인지 알아야 예산을 미리 세울 수 있습니다. 갑자기 PC가 죽어서 급하게 사는 것보다 교체 시기를 알고 계획적으로 바꾸는 것이 훨씬 쌉니다.

계약 전에 확인할 것

먼저 범위를 문서로 확정합니다. 어떤 장비가 몇 대 포함되는지, 원격 처리와 방문 처리의 구분은 어떻게 되는지, 부품값은 별도인지를 계약 전에 물어보셔야 합니다. 두루뭉술하게 전산 전반이라고 해 두면 나중에 홈페이지나 개인 노트북처럼 경계에 있는 것을 두고 이견이 생깁니다.

장비 자체를 함께 맡기는 방법도 있습니다. 한별시스템의 사무용 PC 렌탈은 데스크탑과 모니터 세트가 월 40,000원부터(VAT 별도)이며 부품 교체와 출장 수리, 분기 정기점검이 월 정액에 포함됩니다. 오래된 PC를 수리하며 버티는 것보다 렌탈로 바꾸고 유지관리를 한 창구로 묶는 편이 계산이 단순해지는 경우가 많습니다. 원격 지원 방법은 /support/remote/ 에, 견적 문의는 /support/quote/ 에 있습니다.

규모로 보면 PC가 다섯 대를 넘고 전산을 챙기는 직원이 따로 없는 회사부터 월 계약이 맞습니다. 그보다 작다면 건별 출장으로 시작하고, 호출이 잦아지는 시점에 계약으로 바꾸는 것이 합리적입니다.