컴퓨터·프린터·나스 업체가 다 달라서 관리가 힘든데, 한 곳에서 다 되나요?
됩니다. 한별시스템은 컴퓨터 판매·수리·렌탈, 복합기·프린터 렌탈, 나스(NAS) 구축·백업, 네트워크(랜)공사, 전산 유지관리를 한 회사에서 다 합니다. 장애가 나면 '어느 업체에 전화하지' 고민할 것 없이 한 번호로 끝나죠.
업체가 나뉘면 장애 원인이 겹치는 구간(네트워크↔장비↔소프트웨어)에서 서로 책임을 미룹니다. 통합 관리의 진짜 가치가 바로 이 구간에서 나옵니다.
업체가 나뉘어 있을 때 장애 하나가 처리되는 과정
스캔한 파일이 PC로 안 넘어오는 증상을 예로 들겠습니다. 원인은 복합기 설정일 수도, PC의 윈도우 업데이트일 수도, 공유기가 IP를 바꾼 것일 수도 있습니다. 업체가 셋으로 나뉘어 있으면 고객이 먼저 어느 쪽 문제인지 짐작해서 전화해야 하고, 그쪽에서 자기 장비는 정상이라고 하면 다시 다른 업체에 전화하는 일이 반복됩니다. 각 업체가 틀린 말을 한 것이 아닌데도 처리 시간은 며칠로 늘어납니다.
한 업체가 맡으면 이 짐작 단계가 사라집니다. 원격으로 PC와 복합기, 네트워크를 한 번에 보고 원인이 있는 곳을 고칩니다. 누구 책임인지 따지는 시간이 곧 업무가 멈춘 시간이므로, 통합의 효과는 수리 실력보다 이 대기 시간이 줄어드는 데서 나옵니다.
| 항목 | 업체 분리 | 한 업체 통합 |
|---|---|---|
| 장애 접수 | 고객이 원인을 짐작해 업체 선택 | 한 번호로 접수 |
| 원인이 겹치는 구간 | 서로 확인 요청 반복 | 한 번에 진단 |
| 장비 정보 | 업체마다 따로 보관 | 한 곳에 이력 관리 |
| 계약 갱신·소모품 | 업체별로 날짜 관리 | 한 일정표 |
합치기 전에 정리해 둘 것
기존 계약을 한꺼번에 끊을 필요는 없습니다. 복합기 렌탈은 계약 만료일과 중도 해지 조건이 있으니, 만료가 가까운 것부터 옮기고 나머지는 만료 시점에 맞춥니다. 그 사이에도 장애 접수 창구는 한 곳으로 정해 두면 됩니다. 남은 계약의 업체와 협의하는 것도 창구 역할에 들어갑니다.
옮기기 전에 확보할 정보는 세 가지입니다. 장비 목록(모델명, 설치 위치, 소유인지 임대인지), 관리자 계정과 비밀번호(공유기, NAS, 복합기), 그리고 현재 백업이 어디에 어떤 주기로 되고 있는지입니다. 이전 업체가 세팅한 장비는 구성 정보가 문서로 남아 있지 않은 경우가 많습니다. 인수 시점에 이 정보를 받아 두지 못하면 나중에 초기화 말고는 방법이 없는 상황이 생깁니다.
모든 것을 한 곳에 몰지 않아도 되는 부분
인터넷 회선은 통신사 계약이라 그대로 두고, 장애 때 통신사에 접수하고 협의하는 일만 관리 업체가 대신하는 구성이 일반적입니다. 회계 프로그램이나 그룹웨어처럼 개발사가 따로 있는 소프트웨어도 마찬가지입니다. 통합의 목적은 계약서를 한 장으로 만드는 것이 아니라 고객이 전화할 곳을 하나로 만드는 것입니다.
한별시스템은 2008년부터 대구·경북에서 컴퓨터, 복합기, NAS, 네트워크를 한 창구로 관리해 왔고 현재 관리 고객사가 170곳 이상입니다. 프린터 드라이버 설치와 복합기 카운터 수집은 자체 개발한 딸깍P드라이버와 딸깍P카운터로 처리하기 때문에, 장비 제조사가 달라도 같은 방식으로 관리됩니다.