복합기 카운터가 뭔가요? 왜 매달 확인하나요?
카운터는 복합기가 지금까지 인쇄한 총 매수 기록입니다. 렌탈 요금 정산의 기준이 되고, 사용량 추이로 기기 교체나 용지 주문 시점도 보이죠. 예전엔 매달 전화로 불러줬지만 지금은 자동 수집이 표준입니다.
한별시스템은 자체 개발한 자동 수집 시스템으로 카운터를 원격 집계합니다. 매달 카운터 불러줄 필요가 없고, 청구도 투명합니다.
카운터는 한 종류가 아닙니다
복합기 안에는 카운터가 여러 개 있습니다. 전체 매수를 세는 총 카운터가 있고, 그 아래 흑백과 컬러를 나눈 카운터, 인쇄·복사·팩스 수신을 나눈 카운터, 스캔 매수만 세는 카운터가 따로 돕니다. 기종에 따라 A3 한 장을 두 매로 세는 설정이 있고, 컬러를 단계별로 나누어 세는 기종도 있습니다. 그래서 같은 기기라도 어느 카운터를 읽느냐에 따라 숫자가 다릅니다.
렌탈 계약에서 중요한 것은 청구 기준 카운터가 무엇인지입니다. 흑백과 컬러 단가가 다른 계약이면 둘을 따로 읽어야 하고, 스캔은 대개 무료라 세지 않습니다. 계약서에 기준 카운터 이름과 A3 계산 방식이 적혀 있는지 확인해 두면 나중에 청구서를 볼 때 헷갈리지 않습니다. 기기를 교체할 때는 새 기기의 시작 카운터를 같이 기록해 두어야 첫 달 청구가 맞습니다.
| 카운터 종류 | 무엇을 세나 | 청구와의 관계 |
|---|---|---|
| 총 카운터 | 모든 출력 매수 | 기본 확인용, 단독 청구 기준으로는 드묾 |
| 흑백·컬러 카운터 | 색상별 출력 매수 | 단가가 다르므로 청구의 핵심 |
| 기능별 카운터 | 인쇄·복사·팩스 구분 | 부서별 사용 분석에 사용 |
| 스캔 카운터 | 스캔 매수 | 대개 청구 대상 아님 |
직접 확인하는 세 가지 방법
첫째는 기기 조작판입니다. 대부분 설정이나 기기 정보 메뉴 안에 카운터 항목이 있고, 총 매수와 색상별 매수가 화면에 나옵니다. 둘째는 리포트 인쇄입니다. 설정 리포트나 카운터 리포트를 뽑으면 종이 한 장에 모든 카운터가 찍혀 나와 계약서와 대조하기 편합니다. 셋째는 웹 관리 화면입니다. 복합기 IP 주소를 브라우저에 넣으면 기기 상태와 카운터, 토너 잔량을 한 화면에서 볼 수 있습니다.
자동 수집은 이 세 번째 방법을 프로그램이 대신 하는 것입니다. 네트워크에 있는 복합기에 주기적으로 물어보고 카운터와 토너 잔량을 서버에 쌓습니다. 한별시스템은 이 용도로 딸깍P카운터를 직접 만들어 씁니다. 복합기 카운터를 자동으로 모으고, 토너 잔량이 떨어지는 추이를 보고 먼저 토너를 보내 드립니다. 손님이 전화로 숫자를 불러 주는 과정이 없어지니 잘못 읽거나 적는 일도 사라집니다.
매달 숫자에서 읽어 내는 것
카운터 추이는 기기 상태를 알려 주는 계기판입니다. 월 사용량이 기기의 권장 인쇄량을 계속 넘으면 급지 롤러와 정착기 같은 소모 부품이 빨리 닳아 잔고장이 늘어납니다. 반대로 사용량이 계약 기본 매수의 절반에도 못 미치면 더 작은 기기나 다른 요금 구조가 맞을 수 있습니다. 컬러 비율이 갑자기 오르면 누군가 흑백으로 충분한 문서를 컬러로 뽑고 있다는 신호일 때가 많습니다.
용지와 토너 준비에도 씁니다. 월 5천 매를 쓰는 사무실이라면 A4 열 묶음이 한 달치라는 계산이 바로 나옵니다. 토너는 인쇄 매수에 따라 줄어드니 카운터 증가 속도로 교체 시점을 미리 잡을 수 있습니다. 한별시스템 렌탈은 흑백 디지털복합기 월 70,000원부터, 컬러 100,000원부터이고 토너 등 소모품과 부품 교체, 출장 수리, 분기 정기점검이 월 정액에 들어 있어서 카운터 숫자가 곧 소모품 준비 계획이 됩니다.