요즘도 팩스가 필요한가요? 없애도 될까요?
업종 나름입니다. 관공서·병원·금융 거래가 있으면 아직 팩스 요구가 남아 있거든요. 다만 전용 팩스기 대신 복합기 팩스 기능이나 인터넷 팩스(이메일 송수신)로 갈아타면 회선비와 관리 부담이 줄어듭니다.
수신 팩스를 종이 대신 PDF로 받아 나스에 자동 저장하는 구성도 됩니다. 종이·토너 절약에 문서 검색까지 한 번에 해결되죠.
없애도 되는지 판단하는 순서
먼저 최근 석 달 치 팩스 송수신 건수를 셉니다. 복합기 팩스라면 통신 관리 보고서에서 바로 뽑을 수 있고, 전용 팩스기라면 수신함 종이를 세어도 됩니다. 한 달에 몇 장 수준인지, 수십 장인지가 첫 번째 기준입니다.
다음은 누가 보내오는지입니다. 관공서 공문, 병원 진료 의뢰, 은행과 보험사 서류처럼 상대 쪽 규정 때문에 팩스를 고집하는 곳이 있으면 번호를 없앨 수 없습니다. 반대로 거래처 발주서와 견적서가 대부분이라면 이메일이나 메신저로 옮겨 달라고 요청해도 무리가 없습니다.
마지막으로 광고 팩스 비율을 봅니다. 수신 건수의 대부분이 광고라면 팩스가 필요한 것이 아니라 번호가 노출된 것입니다. 이 경우 번호를 유지하되 수신을 PDF로 돌리고 종이 출력을 끄는 것만으로 부담이 거의 사라집니다.
전용 팩스기·복합기 팩스·인터넷 팩스 비교
세 방식은 회선을 어떻게 쓰느냐가 다릅니다. 전용 팩스기와 복합기 팩스는 전화 회선이 필요하고, 인터넷 팩스는 회선 없이 이메일이나 웹 화면으로 주고받습니다. 사무실 상황에 따라 맞는 쪽이 다르니 아래 표로 견주어 보시기 바랍니다.
| 항목 | 전용 팩스기 | 복합기 팩스 | 인터넷 팩스 |
|---|---|---|---|
| 필요한 회선 | 전화 회선 1개 | 전화 회선 1개 | 인터넷만 |
| 장비 | 별도 기기·별도 토너 | 복합기에 포함 | 없음 |
| 수신 형태 | 종이 | 종이 또는 PDF | 이메일 첨부 PDF |
| 부재 시 수신 | 종이 소진·걸림 위험 | PDF 저장이면 문제 없음 | 문제 없음 |
| 번호 | 기존 번호 유지 | 기존 번호 유지 | 서비스 제공 번호 또는 이동 |
| 맞는 사무실 | 팩스 전담 창구가 있는 곳 | 복합기가 있고 회선이 남는 곳 | 건수가 적고 원격 근무가 있는 곳 |
복합기 팩스로 옮길 때 흔한 실수
회선 종류를 확인하지 않는 경우가 가장 많습니다. 팩스는 아날로그 전화 신호를 전제로 만들어져서 인터넷 전화 회선에서는 수신이 끊기거나 화질이 깨지는 일이 있습니다. 통신사에 팩스용으로 쓸 회선인지 먼저 물어보는 것이 순서입니다.
수신 PDF의 저장 위치도 미리 정해야 합니다. 특정 직원 PC의 공유 폴더로 잡아 두면 그 PC가 꺼진 동안 수신이 실패합니다. 항상 켜져 있는 NAS의 폴더로 잡고, 담당자에게만 읽기 권한을 주면 수신 실패와 열람 범위 문제가 같이 정리됩니다.
기존 팩스기를 치울 때는 전화 회선을 복합기 팩스 포트에 연결하고, 복합기의 발신 번호와 회사명 표기를 설정합니다. 이 표기가 비어 있으면 상대 쪽 수신 기록에 발신처가 남지 않아 회신이 늦어집니다. 광고 팩스는 수신 거부 목록 기능으로 걸러 두면 종이와 토너가 절약됩니다.