퇴사자 PC와 데이터는 어떻게 처리해야 하나요?

퇴사 통보부터 초기화까지 시점별 점검 목록

퇴사자 처리는 마지막 근무일 하루에 몰아서 하면 반드시 빠지는 것이 생깁니다. 퇴사 통보를 받은 날, 마지막 근무일, 그 다음 주로 나눠서 하는 것이 안전합니다. 통보를 받은 날에는 그 직원이 쓰는 PC와 계정, 접근 권한을 목록으로 만들고 인수인계 자료를 어디로 모을지 정합니다. 마지막 근무일에는 접근을 끊고, 다음 주에 PC를 정리합니다.

특히 놓치기 쉬운 것은 PC 안에만 있는 자료입니다. 바탕화면과 문서 폴더, 다운로드 폴더, 메일 프로그램이 로컬에 저장한 메일 파일, 브라우저에 저장된 비밀번호, 메신저 PC 버전의 대화 내용이 여기에 해당합니다. 공유 폴더에 올라간 자료만 옮기고 초기화하면 이 부분이 함께 사라집니다.

삭제와 초기화는 같지 않습니다

파일을 지우거나 휴지통을 비워도 데이터는 디스크에 그대로 남습니다. 운영체제는 목록에서 이름만 지우고 그 자리를 빈 공간으로 표시할 뿐이라, 복구 프로그램을 돌리면 상당 부분 되살아납니다. 윈도우 초기화도 옵션에 따라 다릅니다. 파일만 제거하는 빠른 초기화는 같은 이유로 복구가 가능하고, 드라이브 정리까지 선택해야 덮어쓰기가 이뤄집니다.

PC를 다음 직원이 이어 쓴다면 드라이브 정리를 포함한 초기화로 충분합니다. 반면 매각하거나 폐기하거나 외부로 내보내는 PC는 기준이 달라집니다. 개인정보보호법은 보유 목적이 끝난 개인정보를 복원할 수 없는 방법으로 파기하도록 정하고 있습니다. 하드디스크는 전체 덮어쓰기, SSD는 제조사 도구의 보안 삭제 기능을 쓰고, 그것도 어렵다면 디스크를 분리해 물리적으로 파괴하는 것이 확실합니다.

디스크만 따로 빼서 보관하는 방법도 있습니다. PC 본체는 새 디스크를 넣어 재사용하고, 기존 디스크는 봉인해 일정 기간 보관한 뒤 파기합니다. 퇴사 후 몇 달 뒤에 자료를 찾아야 하는 일이 의외로 잦기 때문에, 복구할 수 없게 지우기 전에 보관 기간을 정해 두는 편이 낫습니다.

실무에서 자주 생기는 실수 네 가지

첫째, 메일 계정을 바로 삭제하는 것입니다. 거래처는 퇴사 사실을 모르고 그 주소로 계속 메일을 보냅니다. 계정은 비활성화하고 후임자에게 전달되도록 설정한 뒤, 몇 달 뒤에 삭제하는 것이 맞습니다. 둘째, 퇴사자가 알고 있는 공용 비밀번호를 그대로 두는 것입니다. 공유기 관리자, NAS 관리자 계정, 홈페이지 관리자, 회사 대표 메일이 여기에 해당하며 전부 바꿔야 합니다.

셋째, 소프트웨어 라이선스가 퇴사자 개인 계정에 묶여 있는 경우입니다. 오피스나 백신을 개인 이메일로 등록해 두면 퇴사와 함께 회사가 쓸 수 없게 됩니다. 넷째, 순서를 바꾸는 것입니다. 자료 이관을 확인하기 전에 계정을 먼저 끊으면 후임자가 퇴사자 PC에 들어가지 못해 자료를 꺼내지 못합니다. 접근 차단은 이관 완료를 확인한 뒤에 합니다.

이 절차를 직접 챙기기 어렵다면 /support/ 에서 문의하실 수 있습니다. PC를 회사 자산으로 관리하고 자료를 NAS에 모으는 구조를 미리 만들어 두면, 퇴사 때마다 반복되는 이 작업이 계정 하나 정리하는 일로 줄어듭니다.