흑백과 컬러를 따로 두는 게 나은가요?

컬러 장비로 흑백을 뽑을 때

컬러 레이저 장비는 흑백 페이지를 뽑을 때도 컬러 카트리지와 드럼이 함께 동작하는 구조인 경우가 많아, 흑백 전용 장비보다 장당 비용이 높게 잡힙니다. 임대 계약에서도 흑백 장당 단가와 컬러 장당 단가가 나뉘어 있는 것이 일반적입니다.

그래서 전체 인쇄량이 많고 그중 컬러 비중이 낮다면 흑백 전용기와 컬러기를 나누는 편이 총비용에서 유리해집니다. 반대로 인쇄량 자체가 적으면 나누는 이득보다 장비 두 대의 고정비가 커집니다.

이중화 효과도 있습니다

장비를 나누면 한 대가 고장 나도 나머지 한 대로 업무가 이어집니다. 인쇄가 멈추면 업무 전체가 멈추는 곳에서는 이 점이 비용 계산 못지않게 중요합니다.

한별시스템은 대구 수성구 사무실에 흑백 TASKalfa 3011i와 컬러 3552ci를 나눠 설치한 사례가 있습니다.

나눌지 판단하는 기준

기준은 세 가지입니다. 월 인쇄량, 그중 컬러 비율, 그리고 인쇄하는 사람들이 어디에 앉아 있는지입니다. 흑백이 대부분이고 컬러는 제안서나 도면 출력에 가끔 쓰는 정도라면 나누는 쪽이 맞습니다. 반대로 인쇄량 자체가 적고 컬러 비율이 높다면 컬러 복합기 한 대로 충분합니다.

부서 배치도 봅니다. 사무실이 두 층이거나 한 층이라도 동선이 길면 인쇄물을 가지러 가는 시간이 쌓입니다. 이럴 때는 흑백 장비를 인쇄가 많은 부서 옆에, 컬러 장비를 디자인이나 영업처럼 컬러가 필요한 쪽에 두는 식으로 위치를 나눕니다.

인쇄량은 감으로 잡지 않고 현재 장비의 카운터 값을 보면 됩니다. 총 매수와 컬러 매수가 따로 기록되므로 몇 달치를 비교하면 비율이 나옵니다.

월 정액으로 본 조합 비교

한별시스템 렌탈 월 정액(VAT 별도, 부터)으로 조합을 비교하면 이렇습니다. 컬러 디지털복합기 한 대는 월 100,000원부터입니다. 흑백 디지털복합기 70,000원에 컬러 레이저 프린터 50,000원을 더한 두 대 구성은 월 120,000원부터입니다.

월 정액만 보면 두 대가 조금 더 나가지만, 정액에는 토너 등 소모품과 부품 교체, 출장 수리, 분기 정기점검이 들어 있어 인쇄량이 많을수록 차이는 줄어듭니다. 컬러 장비로 흑백을 대량으로 뽑을 때 컬러 소모품이 같이 닳는 부분도 두 대 구성에서는 사라집니다.

복사·스캔·팩스가 컬러 쪽에서도 필요하면 컬러 프린터 대신 컬러 복합기를 두 번째 장비로 잡습니다. 자세한 금액은 /rental/price/ 에 있습니다.

나눈 뒤에 해 두면 좋은 설정

장비를 나눠도 직원 PC 의 기본 프린터가 컬러 장비로 잡혀 있으면 흑백 문서가 컬러 쪽으로 몰립니다. 기본 프린터를 흑백 장비로 지정하고, 컬러 장비는 필요할 때 골라 쓰게 두는 것이 원칙입니다.

컬러 장비의 드라이버 기본값도 흑백 인쇄로 맞춰 둡니다. 컬러가 필요한 문서만 인쇄 창에서 컬러를 선택하면 되므로 습관이 붙기까지 한두 주면 충분합니다. 이 설정은 장비를 설치하는 시점에 한 번에 잡아 두는 것이 가장 수월합니다.