흑백 복합기와 컬러 복합기, 어떻게 선택하나요?

컬러기가 비싼 이유는 소모품 구조에 있습니다

흑백 레이저는 검정 토너 하나로 인쇄합니다. 컬러 레이저는 파랑·빨강·노랑·검정 네 가지 토너를 겹쳐 색을 만들고, 기종에 따라 드럼도 색마다 따로 있습니다. 관리해야 할 소모품이 네 배로 늘고, 기기 안에 색을 맞추는 보정 기구가 더 들어가므로 본체값과 유지비가 함께 올라갑니다.

컬러기로 흑백 문서만 뽑아도 컬러 토너가 조금씩 줄어듭니다. 기기가 주기적으로 색 보정을 하면서 컬러 토너를 소량 쓰기 때문입니다. 컬러가 거의 필요 없는 사무실이 컬러기를 두면 쓰지도 않은 색 토너 값을 내는 셈입니다.

한별시스템 렌탈 월 정액은 흑백 디지털복합기 70,000원부터, 컬러 디지털복합기 100,000원부터(VAT 별도)입니다. 두 경우 모두 토너 등 소모품과 부품 교체, 출장 수리, 분기 정기점검이 정액에 들어 있어서 소모품 값을 따로 계산하실 필요는 없고, 정액 차이와 장당 단가 차이만 보시면 됩니다.

흑백 복합기에 컬러 프린터를 더하는 방법

컬러 출력이 특정 부서나 특정 시기에만 몰린다면 컬러 복합기 한 대 대신 흑백 복합기에 소형 컬러 레이저 프린터를 붙이는 구성이 있습니다. 복사·스캔·팩스는 흑백 복합기가 맡고, 제안서나 도면만 컬러 프린터로 보내는 방식입니다.

월 정액으로 보면 흑백 디지털복합기 70,000원에 컬러 레이저 프린터 50,000원을 더한 120,000원부터로, 컬러 디지털복합기 100,000원부터보다 높습니다. 대신 컬러 출력이 한 부서에만 있을 때는 나머지 직원이 무심코 컬러로 뽑는 일이 줄고, 한 대가 고장 나도 다른 한 대로 업무가 이어집니다. 출력 위치가 두 곳으로 나뉘는 불편은 감안하셔야 합니다.

컬러기를 들여놓은 뒤 비용이 새는 지점

컬러기를 들여놓은 사무실에서 가장 흔한 실수는 기본 인쇄 설정을 컬러로 두는 것입니다. 이메일이나 내부 회람처럼 흑백이면 충분한 문서까지 컬러 단가로 나갑니다. 드라이버 기본값을 흑백으로 두고 컬러는 필요할 때만 선택하도록 바꾸는 것만으로 컬러 매수가 눈에 띄게 줄어듭니다.

사무용 복합기 대부분은 사용자별로 컬러 출력을 막거나 허용하는 기능이 있습니다. 컬러가 필요한 부서만 열어 두면 관리가 쉽습니다. 한별시스템은 카운터를 원격으로 자동 수집하므로 설치 후에도 흑백과 컬러 매수가 달마다 어떻게 움직이는지 볼 수 있고, 컬러 비중이 예상과 다르면 구성을 바꾸는 판단 근거가 됩니다.