복합기 기종은 사무실 크기로 정하나요?

인쇄량이 기준인 이유

복합기에는 월간 권장 인쇄량이라는 값이 있습니다. 이 범위를 넘겨 쓰면 부품 마모가 빨라져 잔고장과 정지가 늘어납니다. 반대로 권장량이 큰 장비를 적은 인쇄량에 쓰면 임대료와 설치 면적만 더 드는 셈입니다.

그래서 사무실 크기가 아니라 월 인쇄 매수, 그중 컬러 비중, 한 번에 몰아 뽑는 양을 봅니다. 지금 쓰는 기기의 카운터 값을 확인하면 정확한 숫자가 나옵니다.

작은 사무실에 큰 기종이 맞는 경우

면적이 좁아도 인쇄량이 많으면 상위 기종이 맞습니다. 한별시스템도 대구 동구의 소규모 사무실에 인쇄량이 많다는 말씀을 듣고 대형 복합기를 넣은 사례가 있습니다. 미리 알려 주시면 기종을 그에 맞춰 올립니다.

인쇄량과 함께 보는 네 가지 기준

인쇄량이 첫 번째 기준이지만 그것만으로 기종이 정해지지는 않습니다. 컬러 비율, 용지 크기, 스캔 사용량, 동시에 쓰는 사람 수를 같이 봅니다. 컬러 문서가 거의 없는데 컬러 복합기를 두면 월 정액만 올라가요. 반대로 제안서와 도면을 컬러로 뽑는 곳에 흑백 기종을 두면 결국 외부 출력소를 쓰게 됩니다.

용지 크기는 A3가 필요한지가 갈림길입니다. 설계·건축·인쇄물 검수처럼 A3 도면을 다루는 곳은 처음부터 A3 기종이어야 해요. 일반 사무실은 A4 전용 기종이 자리도 덜 차지하고 비용도 낮습니다. 스캔은 인쇄만큼 중요합니다. 서류를 스캔해 보관하는 일이 많다면 원고 자동 급지 장치를 보세요. 급지 속도와 양면 스캔 지원 여부가 체감을 좌우하죠.

동시 사용자 수는 대기 시간과 직결됩니다. 한 사람이 뽑는 동안 다른 사람이 기다리는 일이 잦으면 속도가 빠른 기종이나 두 대 분산이 답입니다. 사람 수가 많아도 각자 인쇄가 드물면 한 대로 충분합니다.

우리 인쇄량을 알아내는 방법

지금 쓰는 장비가 있다면 기기 화면이나 설정 메뉴의 카운터에서 누적 매수를 봅니다. 한 달 간격으로 두 번 읽어 차이를 내면 월 인쇄량이 나와요. 흑백과 컬러가 따로 표시되므로 컬러 비율도 함께 나옵니다. 한별시스템 임대 장비는 딸깍P카운터가 카운터를 자동으로 셉니다. 이 숫자를 따로 적어 두지 않아도 돼요.

장비가 없거나 카운터를 못 보는 경우에는 용지 구매량으로 역산합니다. A4 한 박스는 보통 2,500매이므로 월 몇 박스를 쓰는지 알면 대략의 매수가 나옵니다. 양면 인쇄가 많으면 실제 매수는 용지 수의 두 배에 가깝습니다.

인쇄량은 계절과 업무 주기에 따라 달라집니다. 결산기나 입찰 시기처럼 몰리는 달이 있죠. 그러면 평균이 아니라 가장 많은 달을 기준으로 잡아야 버팁니다.

기종을 잘못 골랐을 때 생기는 일

인쇄량보다 작은 기종을 두면 토너 교체가 잦아집니다. 정착기 같은 소모 부품이 빨리 닳아 고장과 출장이 늘어나죠. 인쇄 속도가 느려 대기 줄이 생기는 것도 이때입니다. 반대로 인쇄량보다 큰 기종을 두면 월 정액이 높은 데 비해 실제 사용은 적어 비용이 아깝습니다. 자리와 전원도 더 차지해요.

임대 계약이라면 기종 변경이 가능한지, 어떤 조건인지 계약 전에 물어 두는 것이 좋습니다. 사업이 커져 인쇄량이 늘면 기종을 올려야 하기 때문입니다.