스캔을 이메일로 바로 보낼 수 있나요?

복합기가 메일을 보내는 원리와 설정에 필요한 정보

복합기는 스캔한 파일을 첨부해 메일을 보내는 작은 메일 클라이언트 역할을 합니다. 그래서 PC에서 메일 프로그램을 처음 설정할 때와 같은 정보가 필요합니다. 보내는 메일 서버(SMTP) 주소, 포트 번호, 암호화 방식, 로그인 계정, 비밀번호, 발신자 주소 여섯 가지입니다. 포트는 대개 465(SSL) 또는 587(STARTTLS)을 씁니다.

비밀번호가 가장 자주 막히는 지점입니다. 지메일, 네이버, 마이크로소프트 365 같은 서비스는 평소 로그인 비밀번호를 복합기에 넣어도 거부합니다. 2단계 인증을 켠 뒤 발급하는 앱 비밀번호를 넣거나, 관리자 화면에서 SMTP 사용을 별도로 허용해야 합니다. 회사 도메인 메일을 쓰는 곳은 호스팅 업체 도움말이나 관리자에게 SMTP 정보를 받아야 합니다.

발신 전용 계정을 하나 만들어 쓰는 것을 권합니다. 직원 개인 계정을 넣어 두면 그 직원이 비밀번호를 바꾸거나 퇴사하는 순간 회사 전체 스캔이 멈춥니다. scan@회사도메인 같은 계정을 따로 두면 이런 일이 없고, 받는 쪽에서도 어느 복합기에서 온 문서인지 바로 압니다.

잘 되다가 갑자기 안 보내질 때 보는 곳

설정이 끝나고 몇 달 잘 쓰다가 멈추는 경우는 원인이 몇 가지로 좁혀집니다. 첫째, 메일 비밀번호를 바꿨는데 복합기에는 안 바꾼 경우입니다. 둘째, 공유기나 인터넷 회선을 교체하면서 복합기 IP나 DNS 설정이 바뀐 경우입니다. 셋째, 복합기 시계가 크게 틀어져 암호화 통신이 거부되는 경우입니다. 넷째, 메일 서비스가 보안 정책을 바꿔 예전 방식 로그인을 막은 경우입니다.

첨부 용량도 자주 걸립니다. 컬러 300dpi로 수십 장을 스캔하면 파일이 메일 첨부 한도를 넘어 조용히 실패합니다. 문서는 흑백 200dpi PDF로 스캔하면 글자는 충분히 읽히면서 용량은 크게 줄어듭니다. 복합기에 따라 고압축 PDF 옵션이 있으면 그것을 기본값으로 잡아 두는 편이 낫습니다.

받는 쪽 스팸함으로 들어가는 문제도 있습니다. 복합기에 적은 발신자 주소와 실제 로그인 계정이 다르면 메일 서비스가 위장 발신으로 보고 스팸 처리하기 쉽습니다. 발신자 주소를 로그인 계정과 같게 맞추는 것만으로 대부분 해결됩니다.

메일이 최선이 아닌 경우

거래처에 바로 보내는 문서라면 메일이 편하지만, 사내 보관용 스캔까지 전부 메일로 보내면 메일함이 스캔 파일로 가득 차고 나중에 찾기도 어렵습니다. 사내 문서는 공유 폴더나 NAS로 바로 저장하고, 외부 발송만 메일로 나누는 것이 정리하기 쉽습니다. 폴더 저장은 메일 서버 정책과 무관해서 한 번 잡아 두면 비밀번호 변경에 영향을 덜 받는다는 장점도 있습니다.

한별시스템 렌탈 복합기는 설치 때 스캔 방식 설정이 포함되고, 나중에 메일 정책이 바뀌어 막히면 출장 수리 범위에서 다시 잡아 드립니다. 원격 지원으로 해결되는 경우도 많으니 /support/remote/ 를 참고하시기 바랍니다.