렌탈 중 토너 교체와 수리비는 누가 부담하나요?
정상적인 렌탈 계약이라면 렌탈 업체 부담입니다. 토너는 잔량을 원격으로 보고 있다가 떨어지기 전에 보내주고, 고장 수리도 출장비 없이 처리되는 게 표준이죠. 이게 안 되는 계약이라면 렌탈의 장점이 절반은 사라진 셈입니다.
한별시스템은 카운터·토너 잔량 자동 수집 시스템을 직접 운영합니다. 목표는 하나 - 고객이 전화하기 전에 토너가 먼저 도착하는 것.
계약서에서 확인할 경계선
렌탈 계약은 토너 포함이라는 말 한 줄로 끝나지 않습니다. 확인할 것은 범위입니다. 토너만 포함인지, 드럼과 폐토너통 같은 주기 교체 부품까지 포함인지, 정착부 같은 고가 부품 교체가 포함인지, 출장비가 따로 붙는지, 정기 점검이 있는지를 항목별로 봐야 합니다. 같은 월 요금이라도 이 범위가 다르면 1년 뒤 실제 지출이 크게 달라집니다.
한별시스템 렌탈 월 정액에는 토너 등 소모품, 부품 교체, 출장 수리, 분기 정기점검이 들어 있습니다. 흑백 디지털복합기 월 70,000원, 컬러 디지털복합기 월 100,000원부터이며 VAT 별도입니다. 용지는 업계 관행상 대개 고객이 따로 구매합니다.
| 항목 | 렌탈 업계의 일반적인 기준 |
|---|---|
| 토너 | 업체 부담 |
| 드럼·폐토너통 | 업체 부담(계약서 확인) |
| 급지 롤러·정착부 등 부품 | 업체 부담 |
| 출장비 | 업체 부담 |
| 용지 | 고객 구매 |
| 기본 매수 초과분 | 장당 단가로 정산 |
| 사용자 과실 파손 | 별도 협의 |
| 다른 장소로 이전 설치 | 별도 협의 |
업체가 부담해도 되는 이유, 비용 구조
토너와 수리비를 업체가 부담할 수 있는 것은 월 정액 안에 그 비용이 평균으로 들어 있기 때문입니다. 업체는 관리하는 장비 전체에서 한 달에 토너가 몇 개 나가고 수리가 몇 번 생기는지 알고 있으니, 한 대당 평균 비용을 계산해 요금에 녹입니다. 고객 입장에서는 어떤 달은 토너 두 개를 받고 어떤 달은 아무것도 받지 않아도 요금이 같습니다. 렌탈은 지출을 평평하게 만드는 계약이지 무료 소모품 계약이 아닙니다.
이 구조가 성립하려면 업체가 사용량을 정확히 알아야 합니다. 카운터를 매달 전화로 불러 주는 방식이면 오차가 생기고, 그 오차만큼 요금이 보수적으로 잡힙니다. 원격 자동 수집은 이 오차를 줄여 요금제를 실제 사용량에 맞추는 근거가 됩니다.
고객 부담으로 넘어가는 경우
표준 계약에서도 고객이 부담하는 항목은 있습니다. 대표적인 것이 사용자 과실입니다. 라벨지를 일반 트레이로 반복 인쇄해 접착제가 정착부에 눌어붙은 경우, 클립이나 스테이플이 딸려 들어가 내부가 긁힌 경우, 규격 밖 용지로 급지 장치가 망가진 경우가 여기 해당합니다. 장비를 다른 층이나 다른 사무실로 옮기는 이전 설치도 보통 별도입니다.
기본 매수를 넘긴 초과 인쇄는 수리비가 아니라 정산 항목입니다. 계약된 장당 단가로 초과분만 추가되고, 초과가 매달 반복되면 요금제를 조정하는 것이 맞습니다. 이런 경계를 계약 전에 문서로 확인해 두면 이 비용은 왜 청구되느냐는 다툼이 사라집니다.