복합기로 스캔한 문서를 NAS 폴더로 바로 저장할 수 있나요?
됩니다. 복합기의 스캔 전송 설정에 NAS 공유 폴더 주소(SMB)나 FTP 계정을 등록하면 스캔 버튼 한 번으로 NAS의 지정 폴더에 PDF가 들어갑니다. PC를 거치지 않으니 누구 PC에 있는지 찾을 일이 없고, 그 폴더에 스냅샷과 백업이 같이 걸립니다.
한별시스템은 복합기 렌탈과 NAS를 같이 하기 때문에 설치 때 스캔 폴더를 잡아 드립니다. 스캔 전용 계정을 따로 만들어 다른 폴더에는 접근하지 못하게 두는 것이 원칙입니다.
NAS 쪽 설정 순서(SMB 기준)
제어판 공유 폴더에서 생성 버튼으로 스캔 전용 폴더를 만듭니다. 이름은 scan처럼 영문으로 짧게 두는 것이 복합기 입력에 편합니다. 만들 때 휴지통 활성화를 켜 두면 잘못 지운 스캔본을 되살릴 수 있습니다.
제어판 사용자 및 그룹에서 복합기가 쓸 전용 계정을 만듭니다. 권한 탭에서 scan 폴더만 읽기/쓰기로 주고 나머지 공유 폴더는 접근 없음으로 둡니다. 애플리케이션 탭에서는 파일 서비스 외의 앱 권한을 빼고, 비밀번호는 복합기 조작 패널에서 입력할 수 있는 영문과 숫자 조합으로 정합니다. 관리자 계정을 복합기에 넣는 것은 금물입니다.
제어판 파일 서비스에서 SMB가 켜져 있는지 보고, 고급 설정의 최소 SMB 프로토콜 버전을 확인합니다. 오래된 복합기는 SMB2 이상을 지원하지 않는 경우가 있는데, 이때 SMB1을 여는 것은 보안상 권하지 않으며 FTP로 바꾸거나 복합기 펌웨어를 올리는 쪽이 낫습니다. NAS의 IP는 제어판 네트워크 네트워크 인터페이스에서 수동(고정)으로 잡아 두어야 복합기에 넣은 주소가 바뀌지 않습니다.
복합기 쪽에서는 주소록이나 스캔 전송 설정에 서버 경로(NAS의 IP 주소와 폴더 이름 scan), 계정, 비밀번호를 넣고 테스트 전송을 합니다. 성공하면 File Station에서 PDF가 들어왔는지 확인합니다. 마지막으로 그 폴더를 Snapshot Replication 스냅샷과 Hyper Backup 대상에 넣으면 스캔본도 보호됩니다.
| 방식 | 장점 | 단점 | 맞는 경우 |
|---|---|---|---|
| SMB(네트워크 공유) | PC와 같은 폴더 구조, 권한 관리가 쉬움 | 오래된 복합기는 버전 문제 | 대부분의 사무실 |
| FTP | 구형 복합기도 대개 지원 | 암호화가 안 되는 경우 있음, 별도 계정 관리 | SMB가 안 붙는 복합기 |
스캔 전송이 안 될 때 확인 순서와 흔한 실수
테스트 전송이 실패하면 순서대로 봅니다. 첫째, 같은 네트워크인지. 복합기와 NAS가 다른 대역에 있으면 붙지 않습니다. 둘째, 계정과 비밀번호. 복합기 패널에서 대소문자나 특수문자가 잘못 들어가는 경우가 많습니다. 셋째, 폴더 권한. 제어판 공유 폴더 편집의 권한 탭에서 그 계정이 읽기/쓰기인지 확인합니다. 넷째, SMB 버전. 제어판 파일 서비스의 최소 버전이 복합기 지원 범위보다 높으면 실패합니다.
흔한 실수는 폴더 이름을 한글로 두는 것입니다. 복합기에 따라 한글 경로를 인식하지 못하거나 깨진 이름으로 저장합니다. 두 번째는 NAS IP를 자동 할당으로 두는 것입니다. 공유기가 재시작되면서 IP가 바뀌면 어느 날 갑자기 스캔이 안 됩니다. 세 번째는 여러 부서가 한 계정으로 폴더 하나를 같이 쓰는 것입니다. 부서별 하위 폴더를 만들어 복합기 주소록에 각각 등록하면 파일을 찾기 쉽고 권한도 나눌 수 있습니다.
보안 면에서는 계정에 파일 서비스 외 권한을 주지 않는 것이 핵심입니다. 복합기 관리 화면은 대개 비밀번호가 단순해 외부에서 뚫리는 통로가 될 수 있고, 그 안에 NAS 관리자 계정이 저장돼 있으면 NAS까지 넘어갑니다. 전용 계정은 scan 폴더 하나만 쓸 수 있으니 뚫려도 피해가 그 폴더에 그칩니다.
되돌리기는 간단합니다. 설정이 꼬였으면 복합기 주소록 항목을 지우고 NAS의 전용 계정 비밀번호를 새로 정한 뒤 처음부터 다시 등록합니다. 계정을 지우고 새로 만들 때는 이전 계정이 다른 곳에도 쓰였는지 확인합니다. 한별시스템 유지관리 거래처는 원격 점검 때 전송 상태를 같이 봅니다.