사무실이 여러 곳인데 한 번에 관리되나요?

여러 사무실을 한 창구로 묶을 때

사무실마다 인쇄량과 업무 성격이 달라 같은 기종을 넣는 것이 정답은 아닙니다. 각 사무실에 맞는 기종을 넣되 계약과 청구, 소모품 공급, 점검 일정을 하나로 묶는 방식이 관리 부담을 가장 크게 줄입니다.

카운터 자동 수집을 쓰면 사무실별 인쇄량이 한 화면에 정리되므로, 어느 지점이 어떤 기종으로 가야 하는지 판단도 데이터로 하게 됩니다.

실제 운영 방식

청구는 한 번에 정리해 드리고, 소모품은 사무실별 잔량에 맞춰 각 주소로 보냅니다. 점검은 지역과 일정에 맞춰 묶어 방문합니다.

한별시스템은 두 사무실에 서로 다른 교세라 기종을 설치하고 함께 관리한 사례가 있습니다. 각 사무실 환경이 달랐기 때문에 기종을 나누는 편이 맞았습니다.

사무실마다 기종을 정하는 기준

여러 곳을 한 계약으로 묶을 때 가장 먼저 정할 것은 사무실별 기종입니다. 본사와 같은 기종을 전부 넣는 것이 관리는 쉽지만, 직원 셋인 현장 사무실에 컬러 복합기를 두면 월 정액만 나가고 쓰지 않습니다. 반대로 문서가 많은 사무실에 소형 프린터를 넣으면 토너 교체가 잦고 고장도 빨라집니다.

기준은 네 가지면 충분합니다. 그 사무실의 인원, 한 달 출력 장수, 컬러가 실제로 필요한지, 스캔과 복사를 얼마나 쓰는지입니다. 스캔·복사가 거의 없으면 복합기 대신 프린터로 내려도 되고, 컬러는 견적서나 도면처럼 색이 필요한 문서가 실제로 있을 때만 넣습니다.

월 정액에는 토너 등 소모품과 부품 교체, 출장 수리, 분기 정기점검이 포함되므로 사무실마다 기종이 달라도 조건은 같은 틀로 맞춰집니다. 자세한 요금은 /rental/price/ 에 있습니다.

떨어진 사무실의 토너와 고장은 어떻게 챙기나

사무실이 여럿이면 문제는 계약보다 운영에서 생깁니다. 어느 사무실 토너가 언제 떨어지는지 본사에서 알 수 없고, 현장 직원은 다 떨어진 뒤에야 전화합니다. 한별시스템은 복합기 카운터를 원격으로 자동 수집해 출력량을 보고 토너를 미리 보내는 방식으로 운영합니다. 사무실마다 사람이 검침하거나 재고를 세어 알릴 필요가 없습니다.

이 방식이 되려면 각 사무실 복합기가 그 사무실 인터넷에 연결돼 있어야 합니다. 설치 때 네트워크 연결까지 같이 잡고, 자체 개발한 딸깍P카운터로 카운터를 모읍니다. 청구는 한 번에 묶더라도 사무실별 대수와 출력량을 구분해 받아 두면 지점별 비용이 바로 보입니다.

출동은 대구·경북 안이면 당일 방문이 기본입니다. 사무실이 대구와 경북에 나뉘어 있어도 같은 범위 안이라 대응 조건이 달라지지 않습니다. 대구·경북 밖 사무실이 섞여 있으면 견적 단계에서 먼저 말씀해 주시면 됩니다. 담당자는 사무실마다 한 명씩 정해 두고, 계약과 청구 문의는 본사 한 곳에서 하도록 나누면 연락이 엇갈리지 않습니다.