복합기 렌탈(임대) 계약 전에 꼭 확인해야 할 것은 무엇인가요?

계약서에 숫자로 적혀 있어야 하는 항목

세 가지가 확인됐다면 다음은 계약서에 실제 숫자와 조건이 적혀 있는지 보는 단계입니다. 말로 들은 조건과 서면이 다르면 분쟁 때 기준이 되는 것은 서면입니다. 아래 표의 항목이 빈칸이거나 별도 협의로 되어 있으면 서명 전에 채워 달라고 요청하는 것이 맞습니다.

특히 놓치기 쉬운 것이 부품의 범위입니다. 토너는 포함인데 드럼, 정착기, 급지 롤러 같은 소모성 부품은 유상으로 빼 두는 계약이 있습니다. 복합기는 이런 부품이 수만 장마다 교체 시기가 오기 때문에 계약 기간 중 한 번은 반드시 만나게 됩니다. 부품 포함이라는 말이 어느 부품까지인지 항목으로 적혀 있어야 합니다.

PC를 추가하거나 바꿀 때 드라이버 설치를 누가 하는지도 확인 항목입니다. 그때마다 출장비가 붙는 계약도 있습니다. 한별시스템은 자체 개발한 딸깍P드라이버를 882.kr에서 무료로 배포해 직원분이 직접 설치할 수 있게 하고 있습니다.

월 기본료가 아니라 36개월 총액으로 비교하는 법

업체별 견적을 월 기본료 한 줄로 비교하면 판단이 어긋납니다. 총비용은 월 정액에 초과 요금과 초기 비용을 더해 계약 기간 전체로 계산해야 합니다. 식은 단순합니다. 월 정액에 월 예상 출력 매수에서 기본 매수를 뺀 만큼 초과 단가를 곱한 값을 더하고, 여기에 계약 개월 수를 곱한 뒤 설치비와 철거비를 더합니다. 이 값을 업체마다 같은 매수 조건으로 넣어 보면 순위가 바뀌는 경우가 흔합니다.

예를 들어 기본료가 월 1만 원 싼 대신 초과 단가가 장당 5원 높은 견적이 있다면, 월 2,000장을 초과해 쓰는 사무실에서는 두 견적의 월 비용이 같아지고 그 이상부터는 싼 쪽이 오히려 비싸집니다. 지난 몇 달치 출력 매수를 먼저 확인하고 견적을 요청하는 이유가 여기에 있습니다.

한별시스템의 월 정액은 흑백 디지털복합기 70,000원부터, 컬러 디지털복합기 100,000원부터이며 VAT 별도입니다. 전체 표는 /rental/price/ 에 공개돼 있습니다. 견적을 요청하실 때 월 예상 매수를 함께 알려 주시면 비교가 정확해집니다.

카운터 검침 방식까지 물어보셔야 하는 이유

초과 요금은 카운터 숫자로 정해지므로 그 숫자를 누가 언제 어떻게 읽는지가 요금의 근거가 됩니다. 검침 방식은 크게 세 가지입니다. 직원이 방문해 읽는 방식, 사용자가 매달 사진이나 전화로 알려 주는 방식, 장비가 네트워크로 자동 보고하는 방식입니다. 앞의 두 가지는 검침일이 들쭉날쭉해지기 쉽고, 한 달이 28일이었다가 35일이 되면 기본 매수 초과 여부가 달라집니다.

계약 전에 검침일이 고정인지, 검침 기록을 어디서 확인할 수 있는지, 이의가 있을 때 어떤 자료로 대조하는지를 물어보시면 됩니다. 한별시스템은 자체 개발한 딸깍P카운터로 카운터를 원격 수집하며, 이 수치로 토너 교체 시점을 미리 잡아 떨어지기 전에 보내드리는 구조입니다. 검침 기록이 남는 방식이면 사용자 쪽에서도 월별 출력량 추이를 보고 기본 매수 구간을 조정할 근거가 생깁니다.